Bisher ging es bei mir, kurz vor einer Reise oder einem wichtigen Termin, ziemlich hektisch zu. Über einen längeren Zeitraum hatte ich Informationen erhalten und diese irgendwo abgelegt. Dazu zählten E-Mails vom Schriftverkehr, Buchungsinformationen für das Event, Informationen zur Übernachtung, die Daten für An- und Abreise und noch weitere Notizen.
Schon seit längerer Zeit benutze ich zur Verwaltung persönlicher Informationen die Software und den Dienst Evernote. Hier lege ich mittlerweile recht viele Informationen ab, da diese einfach zu Verwalten und vor allen Dingen sehr einfach zu finden sind. Somit bot es sich für mich an auch für die Reisevorbereitung und -durchführung Evernote zu benutzen. Um hier die Übersicht zu bewahren eignete ich mir eine Vorgehensweise an welche mir erlaubt, schnell und unkompliziert wichtige Informationen abzulegen und wieder zu finden.
Sobald die erste Information eintrudelt bzw. ich entsprechende Recherchen mache, lege ich mir in Evernote ein eigenes spezielles, selbstbeschreibendes Schlagwort an, aktuell z.B. „PM Camp Berlin 2016„. Alle weiteren Informationen wir Tickets, Buchungen von Hotel und öffentlichen Verkehrsmitteln wandern jeweils in eine eigene Notiz und erhalten auch dieses Schlagwort. Sie werden weiterhin in meinem allgemeinen Notizbuch abgelegt. Dokumente die ich in Papierform erhalte werden eingescannt und wandern danach auch nach Evernote (wobei ich diese zusätzlich in einer Klarsichthülle sammle). Somit sammeln sich mit der Zeit viele Notizen an, die ich leicht aufgrund des speziellen Schlagwortes wiederfinde.
Kurz vor dem Beginn der Reise erstelle ich mir eine neue Notiz worin ich alle wichtigen Informationen gebündelt ablege und zusätzlich eine Verlinkung zu den entsprechenden einzelnen Notizen mit erläuternden Informationen erzeuge. Somit besitze ich eine zentrale Notiz als Ausgangspunkt. Diese enthält kurz und knapp alle relevanten Informationen z.B. Anreise, Name und Anschrift des Hotels; Name, Anschrift und Telefonnummer des Veranstalters; Abreiseinformationen; Ablauf der Veranstaltung und so weiter.
Dann nutze ich die Suche nach dem speziellen Schlagwort für diese Reise und verschiebe alle gefunden Notizen in ein leeres temporäres Notizbuch welches alle Veranstaltungsinformationen enthält damit diese gebündelt vorliegen und ich schnell darauf zugreifen kann.
Ein einzelnes Notizbuch lässt sich in Evernote sehr schnell auswählen. Somit kann ich auch manuell durch die Notizen scrollen und muss nicht die Suche benutzen. Lägen diese Informationen in meinem allgemeinen Notizbuch, müsste ich zwingend die Evernote Suche nach meinem Schlagwort benutzen. Auf einem Smartphone ist dieses Vorgehen ein Vorteil, weil er Zeit für das Suchen spart, die je nach Internetanbindung, manchmal etwas dauern kann. Auch während der Veranstaltung erzeugte neue Notizen lege ich gleich in dieses temporären Notizbuch. Somit kann ich auch etwas später den neuen Notizen noch entsprechenden Schlagwörter geben ohne dies gleich bei der Notiz Erstellung machen zu müssen.
Nach dem Ende der Veranstaltung schaue ich mir meine Notizen des temporären Notizbuches durch, miste aus, lege einige Notizen zusammen und aktualisiere weitere Schlagwörter. Auf alle Fälle bekommen diese Notizen dann wieder das spezielle Schlagwort. Zum Schluss verschiebe ich jetzt alle Notizen aus dem temporären Notizbuch wieder in mein allgemeines Notizbuch. Über das Schlagwort bin ich ja dann in der Lage bei Bedarf wieder alle Notizen der Reise einfach zu finden falls es nötig ist. Am PC funktioniert dies ja schnell genug.